Privacy en cookies

Products & Systems maakt onderdeel uit van Vebego International (Vebego). Vebego is een internationaal opererend familiebedrijf actief in facility services, personeelsdiensten en de gezondheidszorg. Vebego International is gevestigd te Voerendaal (Cortenbach 1, postbus 23092, 6367 ZH).

Vebego en in dit geval Products & Systems, in het bijzonder Alpheios B.V., Alpheios Belgium NV, Toron B.V. en CleanDeal BvbA, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. In dit statement informeert Products & Systems haar betrokkenen over de verschillende gegevensverwerkingen die plaatsvinden.

Omgang met persoonsgegevens

In de arbeidsintensieve dienstverlening die Vebego levert, staan mensen centraal. Met meer dan 100 bedrijven die onderdeel uitmaken van Vebego en duizenden werknemers in Europa worden er op grote schaal persoonsgegevens verwerkt. Daarnaast is Vebego en zo ook haar personeel veel buiten bij klanten en leveranciers en wordt er met vele externe partners samengewerkt ten behoeve van haar dienstverlening. Ter bescherming van alle medewerkers, het bedrijf en haar partners neemt Vebego privacy zeer serieus.

Ten aanzien van het onderwerp privacy en bescherming persoonsgegevens hanteert Vebego in haar bedrijfsvoering een ‘riskbased approach’. Dat wil zeggen dat zij zich niet puur en alleen richt op de naleving van wetten en regels, maar zich focust op de meest omvangrijke en risicovolle verwerkingen en de beveiliging daarvan. Vebego realiseert zich dat het beschermen van persoonsgegevens en het privacy proof houden van haar organisatie een dynamisch proces is met vele uitdagingen. De verwerking van persoonsgegevens van de vele werknemers is het meest omvangrijk en risicovol. Daar ligt de focus van Vebego. Tevens wordt er veel waarde gehecht aan het creëren van bewustzijn op de werkvloer ten aanzien van een zorgvuldige omvang met alle gegevens.

Vebego is constant op zoek en zal streven naar de juiste balans tussen compliance - het voldoen aan wet- en regelgeving, waaronder Verordening (EU) 2017/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (Algemene Verordening Gegevensbescherming ('AVG') - en het behouden van een werkbare situatie voor alle betrokkenen, met voldoende ruimte voor ondernemen en passie voor dienstverlening.

Verwerking persoonsgegevens

We verwerken de volgende persoonsgegevens van/over u:
Naam, geboortedatum, emailadres (woon)adres, telefoonnummer en emailadres.

Doeleinden van verwerking

Vebego verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
  • het vervullen van haar rol als werkgever voor de vele werknemers, zowel vast als flexibel, waartoe in ieder geval maar niet uitsluitend de volgende verwerkingen behoren: het opbouwen en beheren van personeels- en verzuimdossiers, salarisadministratie, het voldoen aan verplichtingen in het kader van re-integratie, het beoordelen van geschiktheid van werknemers voor opdrachten en het uitzenden van werknemers;
  • het vervullen van haar rol als opdrachtnemer of leverancier op vele vlakken binnen de vele verschillende facetten van dienstverlening waarin Vebego werkzaam is, waartoe in ieder geval maar niet uitsluitend de volgende verwerkingen horen: het beheren van gegevens van prospects, klanten en opdrachtgevers in CRM en het onderhouden van deze zakelijke relaties;
  • het verstrekken van gegevens van vaste en flexibele werknemers aan klanten en opdrachtgevers, hetgeen noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. Veel medewerkers van Vebego bevinden zich altijd buiten, bij de klanten/opdrachtgevers. De wet verlangt van Vebego om bepaalde gegevens van haar medewerkers te verstrekken aan deze klanten/opdrachtgevers waar de werknemers werkzaam zijn. Deze klanten/opdrachtgevers dienen de identiteit van de werknemers te kunnen controleren en gegevens op te nemen in hun administratie. Waar de grondslag voor verstrekking niet wettelijk is vastgelegd, maar de klant/opdrachtgever het toch van Vebego verlangt, vindt er te allen tijde een toets plaats om te beoordelen of de gegevensverstrekking conform de Wet bescherming persoonsgegevens plaatsvindt;
  • het verwerken van gegevens betreffende de gezondheid van patiënten door de Vebego dochterbedrijven die werkzaam zijn in de gezondheidszorg. Deze verwerking is gerechtvaardigd door de uitzondering in de Wet bescherming persoonsgegevens op het verbod deze gegevens te verwerken, wanneer dit gebeurt door instellingen in de gezondheidszorg. De verwerking geschiedt ter uitvoering van de overeenkomst inzake geneeskundige behandeling dan wel met een andere gerechtvaardigde grondslag;
  • het uitwisselen van gegevens binnen Vebego Holding, met en tussen de dochtermaatschappijen ten behoeve van de optimalisatie van de dienstverlening;
  • het verstrekken van gegevens van werknemers aan de Rijksoverheid, daar waar dit gevraagd wordt/vereist is, bijvoorbeeld voor het verkrijgen van een verklaring omtrent gedrag voor medewerkers;
  • het volgen of controleren van werknemers, bijvoorbeeld met een personeelsvolgsysteem of cameratoezicht. Dit gebeurt enkel wanneer er een concrete aanleiding voor bestaat en dit nodig is om incidenten te onderzoeken. Hierbij zal altijd een toets plaatsvinden en allereerst worden gekeken of het probleem/incident met minder ingrijpende middelen kan worden opgelost;
  • het verstrekken van gegevens aan bewerkers van Vebego, hetgeen noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen Vebego en deze bewerker. Een bewerker van Vebego dient altijd een bewerkersovereenkomst te ondertekenen waarin de rechten van de betrokkenen voldoende geborgd zijn en de bewerker verplicht wordt de gegevens passend te beveiligen.
  • Het verwerken van klantgegevens om bestellingen via de webshop te voldoen.
  • Het versturen van nieuwsbrieven om bestaande klanten en andere betrokkenen - die hebben aangegeven om de nieuwsbrief te willen ontvangen -  op de hoogte te houden van ontwikkelingen en aanbiedingen. De mogelijkheid om af te melden voor de nieuwsbrief bestaat altijd. De emailadressen worden niet uitgewisseld tussen de verschillende bedrijven binnen Products & Systems.
  • Indien de klant daar toestemming voor geeft worden emailadressen verstrekt aan derde partijen zoals advertentieaanbieders ten behoeve van het aanbieden van gepersonaliseerde advertenties. Wanneer de klant deze toestemming intrekt zal deze dienst worden beëindigd.

Deze verwerkingen hebben te allen tijde een wettelijke grondslag, zoals uw toestemming, noodzakelijk in het kader van de uitvoering van een overeenkomst (of precontractuele maatregelen) waarbij u partij bent, noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke (bewaar)plicht, dan wel noodzakelijk ter behartiging van ons gerechtvaardigde (bedrijfsbelang), welke wij altijd zullen afwegen tegen uw recht op privacy.

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt zonder dat het onder een van bovenstaande doeleinden valt, vindt te allen tijde een toets plaats om te beoordelen of een van de wettelijke doeleinden van toepassing is en of een rechtmatige grondslag bestaat voor verwerking.

Verwerking van persoonsgegevens: medewerkers en zakelijke relaties

De verwerking van persoonsgegevens binnen Vebego vindt voornamelijk plaats op gebied van HR. Vebego verwerkt van haar werknemers uitsluitend gegevens die nodig zijn voor het aanleggen en onderhouden van het personeels- en eventueel verzuimdossier. Gedurende het dienstverband en de wettelijke bewaartermijnen na het eindigen van het dienstverband bewaart Vebego, naast de noodzakelijke basisgegevens van werknemers, in het dossier een kopie van het ID-bewijs, referenties en getuigschriften en indien nodig/van toepassing pre-screening documentatie, A1-verklaringen, verblijfsvergunningen, tewerkstellingsvergunningen, notificaties of VAR-verklaringen.

Daarnaast worden er gegevens van zakelijke relaties verwerkt, namelijk van (potentiële) klanten, leveranciers en (andere) samenwerkingspartners. De gegevens die Vebego verwerkt van haar zakelijke relaties zijn veelal bedrijfsgegevens en vallen niet onder de Wet bescherming persoonsgegevens. De gegevens van contactpersonen (naam, contactgegevens, functie) van alle zakelijke relaties vallen wel onder de Wet bescherming persoonsgegevens. Vebego gaat met alle gegevens zeer zorgvuldig om. Ook de bedrijfsgegevens worden zeer vertrouwelijk behandeld.

De diverse vennootschappen zoals genoemd hierboven die vallen onder Products & Systems verwerken daarnaast specifiek gegevens van consumenten/klanten die producten bestellen.

Verstrekken van gegevens aan derden

Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden kan noodzakelijk zijn om uitvoering te geven aan een overeenkomst, dan wel om wet- en regelgeving na te leven. Gegevens worden gedeeld binnen Vebego International en de verschillende dochterbedrijven. Deze verstrekking geschiedt met het doel om dienstverlening te verbeteren, ten behoeve van klantbeleving, het verbeteren van arbeidsomstandigheden, ten behoeve van de gezondheid van onze medewerkers en het terugdringen van verzuim. Vebego verstrekt in geen enkel geval persoonsgegevens aan derden ten behoeve van commercieel gewin.

Om uitvoering te geven aan overeenkomsten met opdrachtgevers/klanten en een van de doeleinden zoals hierboven genoemd dient Vebego gegevens te verstrekken aan deze partijen. Vebego toetst altijd of de opdrachtgever/klant niet meer gegevens vraagt dan noodzakelijk voor het doel en maakt afspraken met deze partijen teneinde de bescherming van deze gegevens te waarborgen. Als de wet dit vereist zal Vebego gegevens verstrekken aan de Rijksoverheid of handhavingsinstanties.

Inschakelen van verwerkers

Voor het uitvoeren van haar werkgeversrol kan Vebego gebruik maken van of diensten uitbesteden aan derden. Voorbeelden hiervan zijn het uitbesteden van: loonadministratie, ICT-beheer, strategische personeelsplanning en de inzet van zzp-ers. Deze derden kunnen persoonsgegevens verwerken, waardoor zij als verwerker worden aangemerkt volgens de Wet bescherming persoonsgegevens. Vebego eist van haar verwerkers een hoog niveau van bescherming van persoonsgegevens. De lat ligt voor verwerkers hoger dan voor Vebego zelf, aangezien de gegevens buiten de Vebego-omgeving worden gebracht en verwerkingen dus minder in het zicht van Vebego plaatsvinden. Verwerkers worden mede geselecteerd op hun privacy beleid, afspraken worden contractueel vastgelegd en indien daartoe aanleiding is, wordt de nakoming ervan gecontroleerd.

Informatiebeveiliging

De meeste gegevens die worden verwerkt binnen Vebego zijn gegevens van werknemers. Dat betekent dat de risico’s ten aanzien van die gegevens het grootst zijn. Vebego focust daarom op beveiliging van de ICT-processen en -systemen en het beschermen van de privacy van haar werknemers. Deze focus uit zich in beveiliging, die met name gericht is op de centrale technische infrastructuur, waar het ICT Platform, het ERP Platform en de toegang tot de centrale omgeving vanaf decentrale locaties onder vallen. De beveiliging is gericht op de bescherming van informatie zelf en de middelen waarop het wordt opgeslagen zoals verschillende informatiesystemen, hardware, operating systems, databases, bedrijfsnetwerken en de fysieke locaties.

Cookies en vergelijkbare technieken

Vebego maakt op haar bedrijfswebsites en die van de dochterbedrijven gebruik van cookies en vergelijkbare technieken zoals JavaScripts en web beacons.

Cookies zijn kleine tekstbestandjes die bij het bezoek aan een website worden opgeslagen op uw apparatuur zoals uw computer, telefoon of tablet. In dit tekstbestand wordt informatie opgeslagen, wat bij een later bezoek kan worden uitgelezen door de website. JavaScripts en web beacons zijn voorbeelden van soortgelijke technieken, die samen met cookies zorgen dat een systeem informatie kan verzamelen.

Hieronder geven wij een overzicht van de verschillende soorten cookies die worden gebruikt en voor welk doeleinde.

Functionele cookies
Functionele cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van een website. Deze cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat informatie van één pagina wordt meegenomen naar de volgende. Zo hoeft u niet iedere keer dezelfde informatie in te vullen. Ook zorgen deze cookies ervoor dat bepaalde voorkeursinstellingen die u heeft aangegeven voor het gebruik van een website van Vebego (zoals taalinstellingen) worden onthouden bij een toekomstig bezoek aan de website. Voor het gebruik van deze cookies is uw voorafgaande toestemming niet nodig.

Analytische cookies
Analytische cookies worden gebruikt om uw bezoek aan onze websites te analyseren. Wij analyseren bijvoorbeeld het aantal bezoekers dat onze websites bezoekt, de tijdsduur van de bezoeken en de volgorde van de bezochte pagina's. Met behulp van de verzamelde informatie kunnen we onze websites gebruikersvriendelijker inrichten. De analytische cookies omvatten ook cookies die door derden ten behoeve van de websites van Vebego worden geplaatst en uitgelezen, zoals Google Analytics. Alleen indien u vooraf toestemming heeft gegeven, zullen wij gebruik maken van analytische cookies.

Tracking cookies
Tracking cookies, veelal geplaatst door derde partijen, worden gebruikt voor commerciële en promotionele doeleinden. De hiermee verzamelde gegevens worden gekoppeld en geanalyseerd voor het ontwikkelen van profielen om daarmee zo relevant mogelijke informatie en gepersonaliseerde aanbiedingen te tonen op de websites van Vebego. Alleen indien u vooraf toestemming heeft gegeven, zullen wij gebruik maken van tracking cookies voor commerciële doeleinden.

Cookies van externe partijen
Sommige cookies worden met instemming van Vebego geplaatst door derde partijen met het doel bepaalde producten en diensten onder uw aandacht te brengen of om u rechtstreeks toegang te geven tot social media. Voorbeelden hiervan zijn: Google Analytics, Google Adwords, Google Maps, Twitter, YouTube en Facebook. Voor de cookies die deze externe partijen plaatsen, de informatie die ze daarmee verzamelen en het doel waarvoor die informatie wordt gebruikt, verwijzen wij naar de privacy verklaringen van deze partijen op hun eigen websites.

Bewaarbeleid

Gegevens worden niet langer bewaard dan de bewaartermijnen die in de wet dan wel in het Vrijstellingsbesluit van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn bepaald. Vebego hanteert een bewaarbeleid waarin alle termijnen die voor gegevenswerkingen gelden zijn vastgelegd.

Inzage, wijzigen, wissen persoonsgegevens

Betrokkenen hebben het recht om i) een verzoek tot inzage in de verwerkte persoonsgegevens te doen, ii) een verzoek te doen tot rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens te doen, alsmede iii) het recht op beperking van de u betreffende verwerking en iv) het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Medewerkers van Vebego hebben toegang tot hun eigen gegevens  in 'Mijn Alpheios' en kunnen bij de betreffende HR manager verzoeken om inzage van hun eigen personeelsdossier. Verzoeken tot wijziging, verwijdering of het verkrijgen van een kopie van de gegevens kunnen ook bij de betreffende HR manager van elk dochterbedrijf worden ingediend.

Zakelijke relaties kunnen bij hun contactpersoon binnen Vebego dezelfde verzoeken indienen. Klachten of vermoedelijke misstanden ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens binnen Vebego kunnen worden gemeld bij de contactpersoon zoals heirboven genoemd, dan wel bij de Autoriteit Persoonsgegevens te Den Haag.

Contactgegevens

Indien u vragen heeft over bovenstaande of klachten heeft over de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met:

Martijn van Eenennaam
In de Cramer 8A
6411 RS in Heerlen
Privacy Officer Products & Systems
Mailen kan ook: martijn.vaneenennaam@alpheois.nl

Tot slot

Vebego en daarmee ook Products & Systems behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Deze versie is vastgesteld op december 2017.