Een 'smart' oplossing is slechts zo slim als het plan en de mensen erachter

AZ Groeninge, een groot ziekenhuis in West-Vlaanderen, ondervond uitdagingen bij het werven van schoonmaakpersoneel. Facilitair Manager Philip Dupont herkende het probleem binnen de organisatie en begon aan een plan om de schoonmaak te herdefiniëren. Hij werd hierbij door een aantal zaken verrast. Zo moesten ze bijvoorbeeld sollicitanten afwijzen die fulltime wilden werken. De taken en planningen binnen de schoonmaakorganisatie waren namelijk te inflexibel. "Hoe is dat mogelijk, terwijl we 125.000 vierkante meter moeten schoonmaken?" vroeg Philip zich af. Ze moesten de schoonmaak anders gaan benaderen. Hier kwamen Alpheios en Leviy in beeld. Samen met AZ Groeninge hebben ze digitale oplossingen geïmplementeerd en de schoonmaak geherdefinieerd.

Digitalisering alleen is nooit het antwoord

AZ Groeninge, Alpheios en Leviy geloven dat een slimme oplossing slechts zo slim is als het plan en de mensen erachter. Digitalisering alleen is nooit het antwoord, maar het kan wel een meer flexibele en dynamischere werkomgeving creëren. Alpheios is tijdens het proces gevraagd om de schoonmaaksituatie opnieuw te calculeren. Het doel hiervan was niet om te berekenen hoe de klus met zo min mogelijk mensen geklaard kan worden, maar om ervoor te zorgen dat mensen zo lang en gezond mogelijk kunnen werken. Door onder andere te gaan werken met twee-uurssloten is er meer flexibiliteit in de planning mogelijk, wat verschillende contractvormen beter ondersteunt.

Implementatie van Leviy

De software van Leviy vergemakkelijkt het op afstand toewijzen van taken, waardoor leidinggevenden van de afdelingen meer tijd op de werkvloer kunnen doorbrengen met hun teams. Daar voegen ze de meeste waarde toe. Prioriteitstaken worden op één centraal punt verzameld en via de app verdeeld. Dit maakt het ook eenvoudiger om de werklast te spreiden. Schoonmakers hoeven zich zo geen zorgen meer te maken wanneer collega's zich ziek melden. Leviy kan ook gekoppeld worden aan sensoren, wat het mogelijk maakt om alleen de ruimtes te reinigen die daadwerkelijk zijn gebruikt. Zo vermijd je onnodig werk.

Leviy wordt daarnaast gebruikt voor kwaliteitscontroles en om te analyseren wat goed gaat en wat beter kan. De statistieken die hieruit vloeien, maken het eenvoudig om taken te analyseren en te monitoren, zodat leidinggevenden hun schoonmakers op basis van feiten kunnen coachen. Het maakt het ook gemakkelijker om te bepalen wat een schoonmaker moet weten. Voorheen werd de schoonmaakploeg regelmatig (niet altijd op een respectvolle manier) verteld dat ze ergens moésten schoonmaken. Nu kunnen ze data gebruiken om uit te leggen wat de gevolgen van een wijziging in de planning voor het budget zouden betekenen. Door deze stap in professionalisering is er meer respect voor de schoonmaakafdeling.

Betrokkenheid is key

Maar digitalisering alleen is nooit de oplossing. Medewerkers-betrokkenheid is cruciaal, met leidinggevenden die actief deelnemen aan het planningsproces. Deze samenwerkingsaanpak geeft het personeel meer zeggenschap en vergemakkelijkt de implementatie van veranderingen. Daarnaast vernieuwde het ziekenhuis het inwerkprogramma voor schoonmaakpersoneel, met een focus op de kritieke eerste 14 dagen, om de betrokkenheid en het behoud van werknemers te verbeteren. Alpheios heeft een bijdrage mogen leveren aan het ondersteunen en opleiden van het schoonmaakpersoneel tijdens dit digitaliseringstraject zodat ook écht een breed draagvlak werd gecreëerd voor deze nieuwe manier van werken.

Positieve resultaten

Er is nog een weg af te leggen maar de eerste resultaten zijn veelbelovend. Tijdens de jaarlijkse NPS bevraging in maart scoort de schoonmaak 82% tevredenheid. Vacatures zijn ingevuld en nieuwe medewerkers blijven, wat een invloed heeft op retentie. De organisatie erkent echter het belang van een lange termijn evaluatie om de volledige impact van alle initiatieven te beoordelen.

De strategische benadering van AZ Groeninge voor personeelsbeheer, waarbij ze technologie combineren met medewerkersbetrokkenheid en een focus op de werknemerservaring, heeft positieve resultaten opgeleverd. Door flexibiliteit en welzijn voorop te stellen, streeft het ziekenhuis naar een aantrekkelijkere en duurzamere werkomgeving voor haar schoonmaakpersoneel.